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バックオフィス業務効率化にこそ動画を活用！マニュアル動画を活用するメリットと活用例を紹介

動画は広告やプロモーションに使うもの。

そんな風に思っていませんか？実は、プロモーションでの動画活用と同じくらい、バックオフィス業務にこそ動画活用が有効です。

今回はバックオフィス業務の中でも、自社の業務進行に必要不可欠なっているマニュアルや手順解説などに動画を活用するメリットを動画活用例を交えてご紹介していきます。

バックオフィス業務とは？

バックオフィス業務とは、直接お客さまと接することがない、社内の従業員向けの業務のことです。
総務や経理、庶務や人事などが該当します。

大きな会社ですと、それぞれの部署があると思いますが、小規模企業などでは経理と総務を兼務していたり、営業担当が各自で行なったりしている場合も多いのではないでしょうか？

バックオフィス業務は、手順が決まっている定型業務が多く、紙やPDFでマニュアル化することで、教える側も教わる側も業務の効率化が見込めます。

しかし、多くの企業では

「マニュアル書類を渡しても、結局対面での説明の機会を作らないといけない」

「一部のベテランにしかできない業務がある」

「教える人によって手順ややり方が違ってしまっている」

そしてそもそもの部分「マニュアルが整備されていない」

このような課題をお抱えの方は多いのではないでしょうか？

実は、社内で利用するマニュアルに動画を取り入れ、社内の情報共有や周知、手順説明などを行うことで、教える側の手間を改善できるだけではなく、教わる側の理解促進を図ることも可能になります。

マニュアル動画とは？

マニュアル動画とは、業務手順や製品の操作方法など、企業にとって必要な情報を動画形式にまとめたものです。昨今ではスマートフォンや家電製品、経理システムなど製品やサービスの使い方などを動画で作成し公開している企業も多くなっています。

そのような対外に向けた使い方と同様に、社内の業務手順や入力方法、そのほか営業やものづくりなどの実務を教える教育動画としても活用されています。

一昔前まで、マニュアルといえば、紙に印刷した冊子やパンフレット、PDFやパワーポイントファイルなどが一般的でした。

また、社内で活用する際は、それらマニュアル書類を使って社内説明会を実施したり、先輩社員が横について指導するというスタイルでの使用が多かったのではないでしょうか？

マニュアル動画を活用することで、印刷や場所代といったコストが削減できるだけではなく、教えるたびにかかってしまっていた教える側の時間というコストを削減することが可能です。

バックフォフィスで活用できるマニュアル動画の種類

マニュアル動画は従業員向けの業務手順説明や研修用資料などいろいろな場面で活用できます。

バックオフィス業務で活用できる代表的なマニュアル動画の種類を３つご紹介します。

社内研修用マニュアル動画

社内向けに行なっている研修内容を動画化したもの。

例えば、手順が決まっている定型業務が多い管理業務の教育や、

電話対応などのビジネスの基本ルールをまとめたも、店舗運営マニュアル、さらには新人教育やスキルアップ研修まで、幅広い用途で活用できます。

入れ替わりの激しい小売店などの新人教育や、各地に店舗を展開する飲食店や小売業なら「店舗運営マニュアル」を動画で制作して配布すれば、遠隔地の店舗にも充実した内容を伝えることができて便利です。コアになる部分のみ実際に現地で集合研修を行い、それ以外は動画を活用するなど業務の効率化を図ることができます。

使い方/手順マニュアル動画

業務で使う機器の取扱説明書や、作業手順を説明するものなどにもマニュアル動画を活用できます。

動画化することで、紙のマニュアルだけでは伝わらない実際の作業の様子や具体的な動作なども、研修や指導会を行うのと同様に直感的に伝えることができます。また、先輩社員による指導や集合研修とは違い、動画の場合は何度でも必要に応じて視聴可能なため、復習や必要な時の確認用としても活用できます。

制作のポイントとしては、後から使いやすいよう、訴求内容ごとに細分化して動画を作成することです。

「これどうやるんだっけ？」となった時にすぐに索引できる仕組みをつくっておくと利用する側にとって便利なマニュアルになります。

ロールプレイング動画マニュアル

営業で成果を上げるために必要な会話テクニックなどを、実際の商談を模写したシチュエーションで撮影したマニュアル動画。

動画化することで、教える側が実演する必要がなくなり、研修にかかる時間や人件費を大幅に削減できます。

また、商談の際の間の取り方や会話のテクニック、仕草など、優秀スタッフがどのように商談を行なっているか動画で見ることで、それを真似て会社全体のスキルアップに繋げることが可能です。

マニュアル動画を作るコツを紹介！

視聴者の視点制作する

マニュアル動画は人に教える側の視点ではなく、視聴者側の視点で作るよう心がけてください！

「わからない」人に向けたコンテンツなので、専門用語を多用したり、過度な省略はせず、視聴者の視点に立って制作するようにしましょう。知っていて当たり前ではなく、知らないのが当たり前という意識が鍵になります。

また、視聴者が何を知りたいのかをとことん考えることも大切です。
目指すのは「動画だけでも視聴者の課題が解決できるもの」であり、それを見ればすべての問題が解決するという状態が理想です。

わかりやすさを最重視する

動画マニュアルを制作する際、視聴者のレベルを想定し、できるだけ具体的でわかりやすく伝える工夫しましょう。例えば、器具の接続方法などの場合は、正面からのアングルだけではなく、横や作業者の目線など、どこにどのように接続するのかをビジュアルと言葉で説明することが求められます。
また、社内の申請にまつわるソフトの操作方法の場合は、画面遷移を省略せず、登録完了までの一連をしっかり見せてあげることが大切です。

どう説明し、どのように見せたら一番理解がしやすいか。わかりやすさを最重視して制作してください。

活用方法を事前に決める

動画の活用方法を事前にきめることも重要です。
それが集合研修の中の補助教材として使用するのか、それとも動画のみで理解してもらいたいのか。
また、ユーザーが必要な時に索引できる動画マニュアルにする場合には、１動画で１つ課題を解決する作りにし、ユーザーが必要なものを簡単に見れるようプランニングする必要があります。

活用方法によって、動画の表現方法の選択肢は広がります。
まずは動画で何を解決するのか、そして解決するための仕組みの部分から考えるようにしましょう。